Как вести книгу учета доходов и расходов?

Книгу учета доходов и расходов обязан вести каждый индивидуальный предприниматель на любой системе налогообложения за исключением ЕНВД, а так же юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН).

За отсутствие прошнурованной и пронумерованной книги учета доходов и расходов, а также допущения грубых нарушений при её ведении законодательством предусмотрен штраф.

1. Если книга отсутствует в течение одного налогового периода (квартала), его оштрафуют на 10 000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ), в случае нарушения более одного квартала, штраф увеличивается втрое — до 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).
2. Так же за занижение налоговой базы при отражении расходов и доходов в книге будет наложен штраф в размере 25% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Законодательством (приказом Минфина России от 22.10.2012 №135н) утверждены правила заполнения и две формы книги:

1. для субъектов, использующих обычную «упрощенку». Скачать образец в формате Excel можно тут.
2. для субъектов, на патентной упрощенной системе налогообложения. Скачать образец в формате Excel можно тут.

Правила ведения книги:

• Заводить на каждый налоговой период новую книгу (раз в год);
• Отражаются все доходы и расходы, операции вносятся в книгу строго в хронологическом порядке, каждая отдельной строкой и подтверждается соответствующим документом (договор, чек, накладная, платежное поручение и т.п.).
• В случае пополнения счета или увеличение объема уставного капитала не вносить отдельной записью т.к. это не является доходом;
• Ведение допускается как в бумажном так и в электронном виде. Электронный вариант распечатывается, нумеруется и сшивается по завершению налогового периода. Переход с бумажного на электронный возможен в течение года, по закрытию квартала.
• Прошнурованная книга заверяется подписью ИП или руководителем организации, ставится печать в случае наличия.

В случае если у ИП или юридического лица отсутствовала какая либо деятельность, книгу всё равно необходимо распечатать и сшить. Т.е. создать пустую – «нулевую» книгу учета доходов и расходов. Наличие её, обязательно. Индивидуальный предприниматель также сдает "нулевую" декларацию по форме № 3-НДФЛ.

Нарушения НК РФ считает:

• отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета (книги учета доходов и расходов).
• систематическое, не менее двух раз в течение календарного года, несвоевременное и неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности хозяйственных операций, денег, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Как исправить в книге учета доходов и расходов?

В случае если обнаружена ошибка в текущем или прошедшем периоде её необходимо исправить.

Исправление ошибок допускается следующими способами:

1. Зачеркивается ошибочное значение и вписывается правильное.
2. Проводится дополнительная операция.
3. Отразить ошибочную операцию ещё раз, но со знаком минус. Т.е. методом «красного» сторно.

К каждому исправлению ставиться дата корректировки и подпись

Детальный порядок заполнения книги, можно изучить в приказе Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Скачать.